Huishoudelijk Reglement

Artikel 1 Bestuur

1. Het bestuur van de vereniging bestaat uit tenminste drie personen, op de jaarvergadering door en uit de leden gekozen.
2. Zij worden voor de tijd van vier jaren gekozen en zijn terstond herkiesbaar.
3. De voorzitter wordt in functie gekozen.
4. Het bestuur wijst uit haar midden een secretaris en een penningmeester aan, terwijl de overige functies in onderling overleg worden vastgesteld.
5. Het rooster van aftreden van de bestuursleden ingaande 1 januari 1987 is als volgt: De eerste voorzitter in 1990, 1994 enz. De overige bestuursleden worden voor vier jaren gekozen, met dien verstande dat voorzitter en secretaris niet gelijktijdig kunnen aftreden. Een tussentijds gekozen bestuurslid treedt af op het tijdstip waarop zijn voorganger aan de beurt was om af te treden.
6. Ieder bestuurslid is gehouden binnen drie weken na zijn aftreden zijn functie en alle op de vervulling daarvan betrekking hebbende bescheiden en in zijn bezit zijnde materialen van de volkstuinvereniging en het tuincomplex aan zijn opvolger over te dragen en deze alle gewenste en noodzakelijke inlichtingen te verschaffen betreffende alle (nog lopende) aangelegenheden.
7. Het dagelijks bestuur wordt gevormd door de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.
8. Het bestuur is verplicht een kascontrolecommissie en een beroepscommissie in te stellen. De leden van deze commissies worden door het bestuur voorgedragen en moeten door de Algemene Ledenvergadering (jaarvergadering) worden benoemd op voordracht van het bestuur.
9. Ter verlichting van haar taak kan het bestuur voorstellen aan de ledenvergadering het aantal bestuursleden uit te breiden.

Artikel 2 Kandidaatstelling

1. Kandidaten voor het bestuur kunnen schriftelijk worden voorgesteld door minstens tien leden uiterlijk 1 week voor de algemene Ledenvergadering, waarin de verkiezing aan de orde zal worden gesteld.
2. Kandidaatstelling moet de instemming van de betrokken kandidaat hebben.
3. Het bestuur kan zelf kaarten ook kandidaten voordragen.

Artikel 3 Bestuursvergaderingen

Bestuursvergaderingen worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter dit nodig acht en binnen twee weken op verzoek van tenminste drie bestuursleden.

Artikel 4 Voorzitter

1. De voorzitter tekent, met secretaris of penningmeester, de uitgaande stukken die de vereniging rechtens binden, dit op geleide van het bepaalde in artikel 9, lid 2 van de statuten.
2. Hij stimuleert de overige bestuursleden bij de uitoefening van hun taak.
3. Bij afwezigheid wordt de voorzitter vervangen door één der andere bestuursleden.
4. In principe is de voorzitter bij elke vertegenwoordiging van de vereniging naar buiten de woordvoerder van het bestuur. In onderling bestuursberaad kan echter ook een ander bestuurslid worden aangewezen of worden toegevoegd aan het woordvoerderschap.

Artikel 5 Secretariaat

1. De secretaris voert alle correspondentie (zowel papieren als elektronische post) waarvan hij afschrift en opslag bijhoudt voor het archief van de vereniging.
2. Van alle ingekomen stukken geeft hij kennis in de eerstvolgende bestuursvergadering en zo nodig vooraf aan het dagelijks bestuur.
3. In de algemene jaarvergadering brengt hij verslag uit van de gang van zaken van de vereniging over het afgelopen jaar, het aantal (kandidaat) leden, alsmede de mutaties die zich in het afgelopen jaar hebben voorgedaan.
4. Hij verzorgt het archief.
5. Hij zorgt ervoor dat de aankondiging van een vergadering uiterlijk drie weken voor de vergadering plaatsvindt en de stukken uiterlijk zeven dagen vóór de betrokken vergadering worden verzonden.
6. Bij afwezigheid wordt hij vervangen door een ander bestuurslid.
7. Het secretariaat is bevoegd een daartoe bekwaam lid als notulist(e) aan te stellen ter verlichting van zijn werkzaamheden. Deze benoeming vergt de goedkeuring van het bestuur. De notulist(e) maakt dan geen deel uit van het bestuur, heeft daarin geen stem en is tot geheimhouding verplicht.

Artikel 6 Penningmeester

1. De penningmeester int namens de vereniging alle gelden uit contributies, tuinhuur, borg, inschrijfgeld of overige inkomsten en betaalt de rekeningen.
2. De penningmeester voert een ordelijke boekhouding zodanig dat jaarlijks een juist overzicht wordt opgesteld van de ontvangsten en uitgaven en een goed beeld kan worden verkregen van de bezittingen en schulden van de vereniging.
3. Voor alle ontvangsten schrijft hij kwitanties uit, terwijl zijn uitgaven door kwitanties gedekt dienen te zijn.
4. De gelden, niet nodig voor directe betalingen, worden op een bank geplaatst op naam van de vereniging.
5. Alle uitgaven door him gedaan zonder inachtneming van de bepalingen van de statuten of van het huishoudelijk reglement, komen te zijnen laste alsmede alle tekorten die te wijten zijn aan zijn schuld.
6. In de algemene jaarvergadering brengt hij namens het bestuur verslag uit van de financiële toestand van de vereniging. Hij dient dan de begroting in voor het komende jaar. Hij draagt zorg dat deze stukken tenminste zeven dagen voor de jaarvergadering aan de leden worden gezonden.
7. Bij verhindering wordt hij vervangen door een bestuurslid of een door het bestuur aangewezen persoon.

Artikel 7 Ledenvergaderingen

De ledenvergaderingen worden onderscheiden in algemene jaarvergaderingen en buitengewone ledenvergaderingen.

Artikel 8 Algemene jaarvergadering

1. De algemene jaarvergadering vindt bij voorkeur plaats vóór 1 mei.
2. In de algemene jaarvergadering worden de jaarverslagen van de secretaris en penningmeester behandeld; brengt de kascommissie verslag uit, wordt zo nodig een bestuursverkiezing gehouden en worden de voorstellen van bestuur en leden behandeld.
3. Voorstellen der leden, te behandelen in de algemene jaarvergadering, moeten uiterlijk twee weken voor de jaarvergadering bij de secretaris zijn binnengekomen.
4. Er worden in de algemene jaarvergadering geen voorstellen behandeld, die niet op de agenda voorkomen tenzij het bestuur anders besluit.
5. Pacht en contributie zijn gekoppeld aan de inflatie. Jaarlijks kunnen deze worden aangepast en met het indexcijfer worden verhoogd. Deze verhoging wordt in december bekend gemaakt. Is door omstandigheden een hogere aanpassing nodig dan wordt dit in de algemene jaarvergadering behandeld.
6. Indien omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan na overleg en goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering c.q. Buitengewone Ledenvergadering de contributie en/of pacht worden aangepast boven het indexcijfer genoemd in art.8.5.

Artikel 9 Buitengewone ledenvergadering

1. Buitengewone ledenvergaderingen worden gehouden zo dikwijls als het bestuur dit nodig acht en moeten gehouden worden wanneer tenminste 10% van het aantal leden dit schriftelijk verzoekt met opgave en toelichting van de te behandelen onderwerpen.
2. Het bestuur is verplicht de door de leden als bedoeld in art.9.1 verzochte buitengewone ledenvergadering te houden binnen 28 dagen na ontvangst van het verzoek.

Artikel 10 Stemmingen

A Stemming over personen:

1. In alle vergaderingen geschiedt de stemming over personen schriftelijk.
2. Bij het niet stellen van tegenkandidaten kan de vergadering het bestuurslid, dat zich herkiesbaar stelt en, bij enkele kandidaatstelling, het door de leden of het bestuur voorgedragen kandidaat-bestuurslid, bij acclamatie gekozen verklaren.
3. Bij stemming moet een volstrekte meerderheid worden behaald. Dit is de helft plus één van de geldige stemmen ter vergadering uitgebracht (inclusief de stemmen bij volmacht en per e-mail en post). waarbij blanco stemmen van onwaarde zijn en dus niet meetellen.
4. Bij staken der stemmen over personen, zal een nieuwe stemming worden gehouden in een nieuwe vergadering. Hierin dient een volstrekte meerderheid behaald te worden.
5. Heeft bij een stemming over meer dan twee personen niemand de vereiste meerderheid behaald, dan wordt een nieuwe stemming gehouden tussen hen die het hoogste aantal stemmen behaalden. Staken de stemmen over personen de tweede keer, dan beslist een loting.
6. De uitslag van een stemming bij gesloten stembriefjes in een algemene vergadering wordt vastgesteld door een door de voorzitter uit vergadering aan te wijzen stembureau, bestaande uit 3 leden van de vereniging.
7. Alle stembriefjes moeten, op straffe van nietigheid, van een door het bestuur vast te stellen waarmerk zijn voorzien.
8. Stembriefjes van onwaarde zijn:
   • a. die meer namen bevatten dan het aantal personen dat gekozen moet worden;
   • b. die andere namen bevatten dan die van de kandidaten. waarvoor de stemming wordt gehouden.
   • c. die de kandidaat niet duidelijk aanwijzen;
   • d. die blanco zijn;
   • e. die niet door het bestuur van een waarmerk zijn voorzien.
   Het stembureau beslist over de geldigheid van een stembiljet.
9. De secretaris draagt er zorg voor dat de stembriefjes zes weken na het houden van de vergadering worden vernietigd.
10. Stemmen mag alleen door een lid geschieden. Een kandidaat lid heeft geen stemrecht.

B Stemming over zaken

1. In alle vergaderingen geschiedt de stemming over zaken bij handopsteken, met dien verstande dat over zaken genoemd in art.9, lid 3 en art. 14 van de Statuten de stemmingen schriftelijk moeten plaatsvinden. Het bestuur kan besluiten dat ook over andere besluiten schriftelijk moet worden gestemd.
2. Bij stemming moet een volstrekte meerderheid worden behaald, tenzij sprake is van een besluit als bedoeld in art.9 lid 3 en een der besluiten als bedoeld in art. 14 van de Statuten.
3. Onder volstrekte meerderheid wordt verstaan de helft plus één der geldige stemmen ter vergadering uitgebracht (inclusief de stemmen bij volmacht en per email/post). waarbij blanco stemmen van onwaarde zijn en dus niet meetellen.
4. Bij staken der stemmen over zaken is het voorstel verworpen.
5. Stemmen mag alleen door een lid geschieden. Een kandidaat lid heeft geen stemrecht.

Artikel 11 Lidmaatschap

1. Lid van de vereniging kan ieder zijn, die voldoet aan de voorwaarden van statuten en huishoudelijk reglement.
2. De aanmelding voor lidmaatschap kan bij de secretaris of via de website. Betrokkene heeft dan de status van kandidaat lid.
3. Zij, die zich tot de secretaris hebben gewend, met opgave van naam en adres met het verzoek om als lid tot de vereniging te worden toegelaten, kunnen aan een ballotage worden onderworpen. Het bestuur kan deze ballotage opdragen aan een ballotagecommissie.
4. Wanneer naar het oordeel van het bestuur een kandidaat lid een tuin kan worden aangeboden, dan wordt een afspraak gemaakt met het kandidaat lid, die bij acceptatie van de aangeboden tuin, een inschrijfformulier invult.
5. Samen met dit inschrijfformulier worden hem of haar de Statuten, het Huishoudelijk reglement en het Tuinreglement overhandigd.
6. Eveneens worden de toegangssleutels van het complex overhandigd.
7. Door ondertekening van het inschrijfformulier verklaart het kandidaat lid akkoord te gaan met:
   • a. de nog te betalen bedragen van borg, sleutelgeld, tuinhuur en contributie.
   • b. De Statuten, het Huishoudelijk reglement en het Tuinreglement.
   • c. De onderhoudstoestand op dat moment van de verkregen tuin, waarmede het kandidaat lid vanaf dan de status lid verkrijgt.
8. Het inschrijfgeld wordt nimmer teruggegeven. Borg en sleutelgeld kunnen onder bepaalde voorwaarden worden terugbetaald bij uitschrijving.

Artikel 12 De positie van (kandidaat) leden in de toewijzing van tuinen

1. De kandidaat leden worden ter verkrijging van een tuin op een wachtlijst ingeschreven in volgorde van binnenkomst. Dit geldt ook voor leden die een extra perceel tuin willen hebben.
2. Wanneer een tuin vrijkomt, ontvangt het op de lijst eerstvolgende (kandidaat) lid daarvan bericht.
3. Nadat de betrokkene tevens aan de financiële verplichtingen heeft voldaan, volgt de definitieve toewijzing van de tuin en bij een nieuw lid de mededeling dat hij of zij als lid van de vereniging is toegelaten.
4. Het bestuur kan bij toewijzing van vrije tuinen afwijken van de wachtlijst op grond van bijzondere redenen.
5. Een lid kan maximaal 500 m2 tuin huren.

Artikel 13 Beëindiging van het lidmaatschap

1. Het lidmaatschap eindigt door:
   • a. opzegging
   • b. overlijden
   • c. vervallenverklaring (art.14)
2. Opzegging van het lidmaatschap moet schriftelijk bij de secretaris geschieden uiterlijk een maand voor het einde van het verenigingsjaar. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december. Tussentijdse opzegging kan alleen geschieden na overleg met het bestuur.
3. Bij overlijden van een lid gaat de tuin over naar de rechtmatige erfgenaam (erfgenamen) gedurende het lopende verenigingsjaar. Daarna is de tuin voor nieuwe uitgifte volgens art.12 van dit huishoudelijk reglement beschikbaar. Het bestuur kan echter aan een der erfgenamen de voorkeur geven.
4. Bij het beëindigen van de huur door beëindiging van het lidmaatschap moeten uiterlijk binnen 14 dagen na de beëindiging de aan de huurder in eigendom toebehorende goederen door deze van de tuin worden verwijderd.
5. Het gestelde in art.13.4 is niet van toepassing bij beëindiging ingevolge art. 13.1.c, in welk geval hij of zij gehouden is binnen de in de uitspraak van het bestuur genoemde redelijke termijn zijn of haar eigendommen van de tuin te verwijderen.
6. Niet verwijderde eigendommen vervallen aan de vereniging na het verstrijken van de in art.13.4 genoemde, c.q. 13.5 vastgestelde redelijke termijn.
7. Reeds betaalde contributie en pacht worden in geval van tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap niet terugbetaald. Nog verschuldigde gelden dienen alsnog te worden voldaan.
8. Wil een (vertrekkend) lid zijn of haar kas, kist en/of gereedschap verkopen dan kan dit via een mededeling op het prikbord of via een info in de verenigingsmail. De verkoop van voornoemde artikelen geschiedt volledig door en voor de verantwoordelijkheid van het betreffende lid. Bij geen verkoop geldt art.13.6.
9. Indien een vertrekkend lid niet aan zijn financiële verplichtingen jegens de vereniging heeft voldaan kan het bestuur besluiten artikelen zoals genoemd in art.13.8 in bewaring te houden tot dat het vertrekkend lid aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan.
10. Bij beëindiging van het lidmaatschap en daarmee de huur van een tuin, dient de tuin opgeruimd en schoon te worden achtergelaten. Dit ter beoordeling van de terreincommissie. Bij het niet schoon en opgeruimd opleveren van de tuin, worden de overtollige materialen e.d. op kosten van het opzeggende lid verwijderd.

Artikel 14 Vervallenverklaring van het lidmaatschap

1. Indien een lid zijn financiële verplichtingen niet op tijd nakomt kan hij of zij van het lidmaatschap vervallen worden verklaard.
2. Leden die zich misdragen, de vereniging benadelen, de statuten of het huishoudelijk reglement inclusief het Tuinreglement overtreden of in strijd met wettig genomen besluiten handelen, de goede orde verstoren of op andere wijze het belang van de vereniging schaden, kunnen van hun lidmaatschap vervallen worden verklaard.
3. Het tweede lid van dit artikel wordt niet toegepast alvorens het betrokken lid minstens tweemaal schriftelijk is gewaarschuwd en niet binnen acht dagen na de dagtekening van de laatste waarschuwing daaraan gevolg heeft gegeven. Een eenmaal verzonden waarschuwing blijft gedurende het lopende verenigingsjaar gelden als eerste waarschuwing.
4. De vervallenverklaring geschiedt door het bestuur.
5. Na de vervallenverklaring van het lidmaatschap is het bestuur bevoegd goederen, die het betrokken lid op de tuin heeft, in retentie te houden indien en zolang het lid niet aan de financiële en andere verplichtingen jegens de vereniging heeft voldaan, zoals ook in het geval de onderhoudstoestand van de tuin zodanig is dat het terugbrengen naar een acceptabele onderhoudstoestand kosten met zich meebrengt.

Artikel 15 Verenigingswerk

1. De leden zijn verplicht aan het gemeenschappelijk werk tot onderhoud, verbetering en verfraaiing van het tuincomplex naar vermogen deel te nemen.
2. Per verenigingsjaar moet elk lid maximaal negen uur deelnemen aan het gemeenschappelijk werk.
3. De regeling van het gemeenschappelijk werk wordt voor elk jaar afzonderlijk aan de Algemene Ledenvergadering voorgelegd en blijft bij goedkeuring tot de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering van kracht.
4. Op leden, die zich bij herhaling zonder overtuigende reden aan het gemeenschappelijk werk onttrekken, kan art.14 lid 3 en 4 van dit huishoudelijk reglement worden toegepast.

Artikel 16 Adreswijzigingen

E-mail- en adreswijzigingen moeten door de leden schriftelijk of per e-mail en met vermelding van oud en nieuw adres en eventueel telefoonnummer aan het secretariaat worden doorgegeven.

Artikel 17 Donateurs

Donateur zijn zij, die zonder lid te zijn, de vereniging steunen met tenminste een bedrag van de contributie per jaar. Zij worden voor alle verenigingsevenementen uitgenodigd.

Artikel 18 Huurbetalingen en contributies

De verschuldigde pacht en contributie moet voor 1 maart worden voldaan. Bij het in gebreke blijven van betaling kan het bestuur genoodzaakt zijn het lidmaatschap te beëindigen (art. 14 lid 1).

Artikel 19 Commissies

A. Kascommissie

1. Ter controle van het financieel beheer van de vereniging wordt op de Algemene Ledenvergadering door en uit leden een kascommissie benoemd.
2. Deze commissie bestaat uit tenminste 3 leden en 2 reserveleden.
3. De leden hebben ten hoogste 3 jaar zitting en treden af volgens een door het bestuur op te maken rooster.
4. Zij zijn bij het aftreden niet terstond herkiesbaar.
5. De leden van de kascommissie zijn verplicht tot geheimhouding. Zij doen verslag van hun bevindingen op de Algemene Ledenvergadering.

B. Terreincommissie

1. De taak van de terreincommissie bestaat uit:
   • het geven van praktische en technische adviezen en voorlichting aan de leden,
   • Het organiseren en in goede banen leiden van het Gemeenschappelijk Werk (art.16),
   • het houden van toezicht op de plaatsing en het onderhoud van compostbakken, gereedschapskisten, kweekbakken, kassen en regentonnen.
2. Het mede toezien op:
   • het gebruik en het onderhoud van het verenigingsgebouw,
   • het nakomen van de verplichtingen der leden, genoemd in art.20 van dit reglement,
   • de naleving van artikelen 21 en 22 van dit reglement genoemde bepalingen.
3. De terreincommissie brengt over haar bevindingen verslag uit aan het bestuur.
4. De leden van de terreincommissie hebben voor de uitoefening van hun taak te allen tijde toegang tot de tuinen.
5. Minimaal een lid van het bestuur maakt deel uit van de terreincommissie.
6. De leden van de terreincommissie stellen in onderling overleg de verdeling vast van de taken.

C. Beroepscommissie

1. Ter behartiging van de belangen der leden wordt jaarlijks op de Algemene Ledenvergadering een commissie van beroep benoemd of herbenoemd.
2. Deze commissie bestaat uit 3 leden en 1 reservelid. Zittende commissieleden zijn terstond herkiesbaar.
3. Reglement van de beroepscommissie vindt u achterin het huishoudelijk reglement.

D. Ballotagecommissie

1. Het bestuur kan besluiten een ballotagecommissie in te stellen. Zie art.11.3.
2. De ballotagecommissie zal bestaan uit 3 leden, twee bestuursleden en een nietbestuurslid.

Artikel 20 Tuinreglement

1. Als uitwerking van het Huishoudelijk Reglement geldt het Tuinreglement met (gedrags-)regels over het gebruik van de tuinen en het tuincomplex.
2. Het bestuur stelt het Tuinreglement vast na overleg met de Algemene Ledenvergadering.

Artikel 21 Kinderen op het tuincomplex

1. Kinderen beneden de leeftijd van 14 jaar en zonder geleide kunnen van een tuin of van het complex worden verwijderd. Zij mogen andere tuinen niet betreden of de gemeenschappelijke waterkranen als speelkranen gebruiken.
2. Ouders (of begeleiders) van kinderen zijn voor hen verantwoordelijk en aansprakelijk in geval van voorvallen of incidenten op het tuincomplex.

Artikel 22 Diefstal

1. Bij constatering van diefstal in welke vorm dan ook: het meenemen van goederen van leden of van de vereniging zonder dat hiervoor toestemming is gegeven, is een bestuurslid bevoegd om het betrokken lid tot nader order de toegang tot het tuincomplex te ontzeggen (schorsing).
2. Van de schorsing moet de secretaris onmiddellijk op de hoogte worden gesteld. De secretaris zal binnen vier werkdagen aan het betrokken lid een schriftelijke bevestiging van zijn/haar schorsing zenden en hem/haar uitnodigen voor een gesprek met het bestuur.
3. Het bestuur beslist binnen vier weken over opheffing van de schorsing, verlenging van de schorsing of vervallen verklaren van het lidmaatschap.

Artikel 23 Stilzwijgen van het huishoudelijk reglement

1. In gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
2. Mocht een bepaling in het huishoudelijk reglement in strijd zijn met het bepaalde in de statuten of de wet dan is de desbetreffende bepaling nietig.